Gereksinimlerin Sosyalleştirilmesi

Kuruluşu, strateji ve vizyonuna uyumlu hedeflerini başarmak için belirlenmiş görevlerini gerçekleştirmek için adanmış insanlar ve kaynaklar grubu olarak tanımladığımızda, Kurumsal Mimarinin, bu insanlar ve kaynaklar arasında etkileşimin ve dolayısıyla iletişimin etkin bir sistematik ile yönetiminden başka hiçbir gayesi olmadığını söyleyebiliriz.

Dolayısıyla Kurumsal Mimariyi tesis etmek adına ilk görevimiz olan kuruluşun modellenmesine basit ama etkili bir soru ile başlıyor olmalıyız, kuruluşunuz nasıl organize edildi?

Basit bir örnek olması adına, kuruluşunuzun satış ekiplerinin yeni devreye alınan bir yazılım hakkında eğitim almadıklarına ve yazılımı nasıl kullanacaklarını bilmediklerine dair şikâyet ettiğini düşünelim, elbette ki etkin bir kurumsal mimari yapınız olsa bu şikayetler asla olmayacaktı ancak, bir çözüm üretmek adına bahsedilen yazılımın kullanımına dair bir video serisi çekmeye karar verdiniz.

Bunu yapabilecek yaratıcı çalışanlara sahip misiniz?

Videoları hazırlayabilecek ekipman, tesis, yazılım vb. varlıklara sahip misiniz?

Peki bu varlıklar aktif ve kullanılabilir bir durumda mı?

Eğer etkin bir kurumsal mimari modeliniz yok ise, ya yeterli kaynağa sahip olduğunuz halde bu işi gereksiz bir şekilde dış kaynağa teslim eder, aaa ya hocam biz o işi Mehmet’in ekiple yapardık yav niye verdik o kadar parayı ahkamlarına mazhar olursunuz, ya da şirket içi kaynaklarınız farklı görevlere atanmış olduğundan dolayı kendinizi, planını çıkarmış olduğunuz video üretim projesinin başlangıç toplantısını altı ay boyunca beklemek zorunda, pösteki sayar halde bulursunuz.

Kurumsal Mimari dendiğinde bir çoğumuzun zihnine UML diyagramları ile ifade edilen yazılım mimarisi görsel ifade şekilleri gelebilir. Yazılım Mimarisi, Kurumsal Mimarinin olsa olsa ancak ufak bir parçası olabilir ancak Kurumsal Mimari bundan çok daha fazlası demektir.

İşte kurumsal mimarinin hedefleri; Etkililik, Verimlilik, Çeviklik ve Süreklilik.

ETKİLİLİK:

Tek ve net bir cümle ile; şirket çalışanları işlerini yaparken kurumsal mimari yapılarını kullanıyor ise işte tamda bu etkililiktir.

Bir kuruluşta, yürütmekte oldukları iş süreçlerini, hangi iş teknolojileri yol haritaları ile kimlerin destekleyeceğini bilmeyi talep eden iş süreçleri paydaşları yok ise,

İş mimarisi ve yetenek modellerini kimlerin, nasıl tesis edeceğini bilmek isteyen iş stratejisi yöneticileri yok ise,

Projelerinin risk ve maliyetlerinin azaltılması için uygun teknolojilerle doğru şekilde yönlendirilmediğinden dolayı şikayet eden proje yöneticileri yok ise,

Bilgi Sistemleri yönetimine liderlik eden ekipler, stratejik destek ve yönlendirmenin eksikliğinden dolayı endişe duymuyor ise,

O kuruluşta etkili bir kurumsal mimari yapısı yoktur!

VERİMLİLİK:

Web üzerinden ürün satışı yapan kuruluşumuzda aylık olarak takip ettiğimiz yeni müşteri kazanımı göstergemizin hedeflediğimizin çok altında seyrettiğini hayal edelim. Pazarlama ekibimiz bu durumun neden böyle gerçekleştiği hakkında bir yönlendirme bekliyor.

Tespiti kolaylaştırmak için bir müşteri anketi yapıyoruz ve sorunu adresliyoruz, alışveriş yazılımımız fazlaca müşteri kafa karışıklığına yol açıyor!

Verimli bir kurumsal mimarinin var olduğu bir kuruluşta, kurumsal yetenek modellerimizi belirlemiş olduğumuzdan dolayı, yukarıda bahsettiğimiz soruna kısa vadeli bir aksiyon olarak hızlıca müşteri kafa karışıklığını ortadan kaldırıcı, açıklayıcı-eğitici bir videonun öz kaynaklarımızla istenilen süre zarfında yaratılabilir olduğunu, ya da sahip olduğumuz öz kaynaklar o anda erişilebilir olmadığından videonun dış kaynaklarla üretilmesinin mümkün olduğunu göğsümüz kabararak söyleyebilir olacağız.

Bunun da ötesinde yapılan müşteri anketlerine daha derinlemesine girerek kafa karışıklığına yol açan uygulama bileşeninin menü komutları olduğunu belirleyebilecek, kurumsal mimari yapımızı bu doğrultuda güncelleyerek, gelecekte farklı uygulamalarda benzeri menü komutlarının kullanılmaması, onun yerine müşterileri daha dinamik ve etkin yönlendirici tool-tip tarzı bileşenlerin kullanılması gerektiği yönünde girdilerimizi de sağlayarak, mimarimizin verimliliğini perçinleyeceğiz.

ÇEVİKLİK:

Bir önceki yazımızda bir kuruluşta çalışan sayısına bağlı olarak iletişim kanalı sayısı arttıkça bilginin kurum genelinde yönetilmesinin ne kadar kaotik bir hal aldığından fazlasıyla bahsetmiş idik.

Etkili ve verimli tasarladığımız kurumsal mimari yapımızı çevik bir şekilde ve tek merkez üzerinden karar vericilerin hizmetine sunamadığımızda insanlar adım atmaya korkar hale geleceklerdir.

Çalışanlarımızın kurumsal mimari yapılarına güvenerek etkin bir şekilde karar verebilmelerinin tek yolu, mimarinin kullanımının çevik bir şekilde yönlendirilmesidir.

Eğitim videosu örneğimizde ürün yöneticisi kurumsal mimari yapılarını hızlıca gözden geçirerek belki de ilgili kişiyle yapacağı bir telefon görüşmesi ile doğru kararın tam da zamanında verilmesini sağlayabilecektir.

SÜREKLİLİK:

Kurumsal mimarinin son hedefi sürekliliktir. Takdir edersiniz ki şimdiye kadar saydığımız tüm hedefler birbirlerine göbekten bağımlıdır.

Tekrar örneğimize dönecek olursak, ürün yöneticimizin kuruluşumuza farklı bir kuruluştan yeni transfer olmuş olduğunu ve hali hazırda üretilmiş bir eğitici video olmasına rağmen bu bilgiye sahip olmadığından videoyu tekrar ürettirdiğini düşünelim. Kaynaklar bu katma değersiz işe ikinci defa yönlendirildiğinden sonuç tamamı ile verimlilikten uzak bir noktada kalacaktır.

Süreklilik bu ve benzeri problemlerin yegane çözümüdür. Sürekliliği garanti alınmış kurumsal mimari yapısı, uygun mimari modelleri ve bilgiyi kuruluşa yeni katılmış dahi olsa karar vericiye etkili bir şekilde yönlendirmeli, benzeri risklerin oluşmasını engelleyerek yapının sürekliliğini sağlamalıdır.

“İhtiyaçların sosyalleştirilmesi”

Bu fiyakalı ifade belki de kurumsal mimari yapısının gözden kaçan yegane açısı.

Ne kadar kabiliyetli ve deneyimli bir kurumsal mimara sahip olursanız olun, tasarladığınız kurumsal mimari yapılarının rafta küflenmesini engelleyici en önemli aksiyon, aktif şekilde tanıtmak ve kuruluş genelinde sahiplenilmesini sağlamaktır.

Mimarinin taraflarıyla iletişir hale gelmesi için doğru tasarlanmış bir iletişim planı ile hayata geçirilmesi büyük önem arz etmektedir.

İletişim planının doğası, mimarinin ve kurumun dinamiklerinin doğasıyla doğrudan ilişkili olmakla birlikte, aşağıdaki genel adımlar bahsedilen iletişim planı için kullanışlı adımlar olarak değerlendirilebilir.

1-Farkındalık Yarat

2-Teşvik et, destekle

3-İş birliği ortamı oluştur

4-Taraflardan onay al

5-Sonuçları değerlendir, gözden geçir

 

İletişim

Sizleri aramızda görmek için sabırsızlanıyoruz…